Prozessanalyse und Prozessmanagement

Gegenstand der Prozessanalyse ist die Ablauforganisation, synonym mit dem Begriff Prozessorganisation. Sie ist mit der

  • Aufbauorganisation,
  • Projektorganisation und der
  • Rolle des Menschen in der Organisation

eine von 4 Organisationssystemen, die das Zusammenwirken der Betriebselemente Aufgabenträger (Menschen und technische Systeme), Informationen und Sachmittel zur Erfüllung von Aufgaben dauerhaft gestalten.

Sie ist das Ergebnis der organisatorischen Tätigkeit, mit dem basierend auf einem Grundverständnis des prozessualen Zusammenhangs aller Funktionseinheiten des Unternehmens mit Prozessmodellen die Regeln des (längerfristig) stabilen Zusammenwirkens aller Betriebselemente, welches für die Beherrschung der laufenden Geschäftsvorfälle zur Erfüllung des Unternehmenszwecks in den einzelnen Geschäftsfeldern und allen Unternehmensbereichen notwendig ist, aufgestellt und in Workflow-Lösungen praktisch nutzbar gemacht werden.

Bei jedem Vorhaben der Prozessmodellierung, sei es für einen Geschäfts- oder einen Serviceprozess, sei es auf Unternehmensebene oder in Unternehmensbereichen, sind stets ausgehend vom Prozessergebnis (Output)

  • der Prozessanstoß (Input), die Gliederung in Teilprozesse bis hin zu Aktivitäten für Detailprozesse entsprechend REFA-Definition,
  • der interne und der externe Beziehungszusammenhang durch wechselseitige Inputs und Outputs im Prozess - und damit die Prozessabfolge - und
  • die Verflechtung mit anderen Unternehmensprozessen .
  • und weiterer Daten, die qualitativ und quantitativ die einzelnen Aktivitäten und Ergebnisse charakterisieren (Ausführende, Tools, Dokumente, Zeiten usw.).
abzubilden. All dies ist für jedes Modellierungsvorhaben in eine systematische Ordnung - das Prozessmodell - zu bringen, wozu eine stringente Vorgehenssystematik unverzichtbare Voraussetzung ist.

Nur so ist das Ziel jeder Prozessmodellierung erreichbar, Optimierungspotentiale zu erkennen, um die Durchlaufzeiten in den Prozessen zu minimieren. Denn die zeitintensiven Faktoren (Anzahl der Bearbeitungsschritte, Dauer der Bearbeitungsschritte, Verantwortungswechsel im Prozessablauf, Transportzeiten des Prozessobjekts, Liegezeiten des Prozessobjekts) und deren Ursachen stehen im Mittelpunkt der Bewertung festgestellter Abläufe.

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Vorlagen und Ratgeber

Differenzierte Verantwortung im Prozessmanagement. Muster-Richtlinie

Es ist eine "Binsenweisheit", dass das Unternehmensmanagement auf die für den wirtschaftlichen Erfolg maßgeblichen Geschäftsfelder und deren Prozessketten von der Kundenakquisition über die Auftragsvorbereitung und -ausführung bis hin zur Erlösbuchung auszurichten ist. Allerdings ist es mit einer bloße Absichtserklärung im Unternehmensleitbild oder den Führungsleitlinien nicht getan, man muß die Aufgaben des Prozessmanagements identifizieren und auf dieser Grundlage Verantwortung konkret zuweisen!
Diese Organisationsregelung definiert und bestimmt die Zielstellung und Grundsätze des Prozessmanagements sowie differenziert die Zuständigkeiten im Prozessmanagement in den Kapiteln „Process Owner“, Aufgabenverteilung, Zielbildung, Überwachung der Zielerfüllung, Prozessdurchführung, Prozessoptimierung und grundlegende Rahmenbedingungen. ... Weiter

Prozesslandkarten/Prozessogramme

Erarbeitung von Prozesslandkarten. Ratgeber

Was für die Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens das Organigramm ist, das ist für die Ablauforganisation die Prozesslandkarte, auch als Prozessogramm bezeichnet. Damit wird prozessbezogen der Zusammenhang der einzelnen Unternehmensfunktionen und Geschäftsfelder für den Maßstab des gesamten Unternehmens oder auch nachgeordneter Einheiten in grafischer Form abgebildet.

Der Ratgeber erläutert den Inhalt von Prozesslandkarten (Prozessogrammen) und den Vorgehensprozess ihrer Erarbeitung in 8 Phasen. Hierzu gehört die Informationssammlung und –aufbereitung in mehreren Excel-Tabellen und die Visualisierung der Daten in einem Mindmap – der Prozesslandkarte, sowie Diagrammen mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Das Image einer Muster-Mindmap veranschaulicht das Ergebnis (in 2 Aggregationsstufen). ... Weiter

Prozesslandkarten aus Excel-Prozesssystemdaten. Vorlage

Die Vorlage besteht aus einer 1 Excel-Datei mit 4 Arbeitsblättern zur Datenerfassung und 4 Musterdiagrammen (aus den betriebswirtschaftlichen Daten der Geschäfts- und Serviceprozesse) zur Visualisierung des Prozesssystems sowie aus einer mit den Beispieldaten der Mustertabellen erzeugten Prozesslandkarte in Form einer Mindmap. Mit Arbeitsanleitung. ... Weiter

Prozessmodellierung

Prozessmodellierung - Elemente und Vorgehen. Ratgeber

Der Ratgeber enthält detaillierte Anleitung für die Prozessmodellierung in den Phasen Prozessübersicht, Prozess-Datenblätter und Prozessflussdiagramme (als eEPK), die Verwendung eines Standards von 20 Prozesssymbolen, die Datenerhebung und die Berechnung summarischer Aufwandsdaten sowie für die Gewichtung von Prozessschritten durch eine ABC-Prozessanalyse, womit eine systematische Identifikation der Handlungsschwerpunkte für eine Prozessoptimierung erfolgt. Siehe auch die Abb. Inhaltsübersicht. ... Weiter

Standard-Elemente für die Prozessmodellierung. Vorlagen

Die Vorlagen dieser methodischen Arbeitshilfe sind auf die Arbeit mit MS-Visio zugeschnitten und bestehen aus einer dort integrierbaren Prozesssymbole-Datei, einer Visio-Datendatei mit Zeichenblättern für die 3 Modellierungsniveaus Prozessübersicht, TP-Datenblatt und TP-Flussdiagramm, mit den exemplarischen Daten des Teilprozesses „Angebotsbearbeitung im Einkauf“ sowie einer Excel-Datei „Muster Aufwandsbericht“. Mit ausführlicher Arbeitsanleitung. ... Weiter

ABC-Prozessanalysen. Vorlage

Die Vorlage besteht im Kern aus einer Excel-Datei „Muster-ABC-Prozessanalyse“, in der die aus einem Prozessmodell ausgelesenen Daten der Dauer und der Kosten von Prozessschritten sowie von Transport- und Liegezeiten mit Beispieldaten aufgearbeitet und in ABC-Diagrammen visualisiert werden, dem Prozessmodell als Image sowie einer ausführlichen Arbeitsanleitung incl. Vorgehensprozess in 4 Schritten. ... Weiter

Entwicklung einer anwendergeführten Workflow-Lösung. Ratgeber

Detailliertere Teilprozessmodelle sind Voraussetzung für den Einsatz von Workflow-Software, die entsprechend den Modellparametern mit verschiedensten Tools (Workflow-Module in ERP-Software oder eigenständige Tools) programmiert und im DV-System abgebildet werden. So wird für automatisierte Abläufe gesorgt.

Demgegenüber gibt es Möglichkeiten, ein Prozessmodell mit Standard-Software im Rahmen eines DV-Netzwerks für das Unternehmen für die Steuerung konkreter betrieblicher Abläufe abzubilden und in der Unternehmenspraxis einzusetzen. Das Ergebnis dieses vergleichsweise einfachen Verfahrens ist aber nicht nur für die Auftragssteuerung verwendbar, sondern auch als Aufgabenstellung für die Einführung einer automatisierten Workflowlösung.

Der Ratgeber enthält die detaillierte Beschreibung der Elemente einer anwendergeführten Workflow-Lösung (Prozesspilot in Excel, Nachrichtensystem mit E-Mail-Vorlagen und deren Verknüpfung sowie Betriebsanweisung), den Vorgehensprozess in 10 Phasen sowie weitere Vorschriften zur Anwendung der Lösung im Tagesgeschäft. ... Weiter

Anwendergeführter Workflow für Kundenaufträge. Vorlagen

Die Methodische Arbeitshilfe besteht aus den für die Entwicklung einer Vorgangssteuerung der Realisierung von Kundenaufträgen benötigten Vorlagen (1 Prozesspilot und 29 Nachrichtendateien) mit den Daten eines Beispielprozesses (Kundenaufträge zur Errichtung eines „Fernwärmeanschlüsse“). Das Prozessmodell ist im Visio2000-Format beigefügt. Mit Arbeitsanleitung zur Verwendung für beliebige andere Kundenaufträge. ... Weiter

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